Assistant administratif de plateaux F/H
Réalise des activités fortement variables et de volumes imprévus de secrétariat et de gestion administrative en support aux chargés d’assistance
0105
Assistant administratif de plateaux F/H
Nos métiers
- Opérations d'Assistance
- Activités médicales
- Support et organisation d'Assistance
- Gestion d'Assistance
- Réseau de prestataires
- Commercial et marketing
- Informatique et téléphonie
- Ressources humaines
- Autres métiers Support ou transverses
Autres dénominations rencontrées à ce jour :
Agent administratif, secrétaire de plateau, secrétaire département assistance, coordinatrice de plateau
Famille de métier :
01 - Opérations d'Assistance
Réalise des activités fortement variables et de volumes imprévus de secrétariat et de gestion administrative en support aux chargés d’assistance
Conditions générales d'exercice
Le métier s’exerce sur un plateau d’assistance
Les horaires peuvent être décalés, alternés, de nuit, 7 jours sur 7
Les domaines d'activités
- Réception, qualification et archivage des documents entrants liés aux dossiers d’assistance
- Traitement de demandes d’attestations
- Secrétariat de l’assistance
- Participation à l’intégration des nouveaux assistants administratifs
Les compétences clés
- Gérer la logistique courante d’organisation des plateaux ou services
- Assurer les travaux de secrétariat pour le compte des chargé(e)s d’assistance et des encadrant(e)s
- Connaissance de l’organisation, des rôles de l’ensemble des services de l’entreprise
- Connaissance pratique des logiciels bureautiques courants et spécifiques au poste de travail
- Capacité à travailler en transversal
L'accès au métier
- Bac à Bac + 2 ans ou niveau équivalent acquis par l’expérience
- Première expérience professionnelle ou stage en entreprise appréciés
Les passerelles envisageables
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Niveau 1 -
Approfondissement des compétences
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Métier ciblé : 0101 - Chargé d’accueil d’assistance F/H
Compétences
Compétences clés à approfondir ou à acquérir
Gérer la relation client/ bénéficiaires et/ou prestataires en utilisant les techniques d’accueil, d’écoute et de questionnement adaptées au canal de communication mobilisé
Synthétiser, enregistrer et transmettre un premier niveau d’information aux bénéficiaires, clients et prestataires
Connaissance générale des natures d’assistance proposées par l’entreprise
Sens du service client
Capacité à hiérarchiser les priorités
Objectifs pédagogiques
Maîtriser les solutions de l’entreprise pour délivrer un service efficace
Savoir traiter un appel entrant dans l’assistance
Répondre de façon adaptée au besoin des interlocuteurs
Transmettre avec efficacité un premier niveau d’information
Satisfaire un client dans l’intérêt de l’entreprise
Traiter des objections en situation conflictuelle
Hiérarchiser les priorités dans le domaine de l’assistance
Parcours certifiant/diplômant envisageable
Titre Professionnel Agent d’accueil et d’information
Certificat de Qualification Professionnelle Chargé d’assistance
Brevet professionnel Bureautique
Bac Pro Gestion Administration et Accueil
Mention Complémentaire Accueil-réception
BTS Tourisme
Accessibilité au métier par évolution professionnelle, expérience ou parcours certifiant/diplômant.
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Métier ciblé : 0901 - Secrétaire / assistant / F/H
Compétences
Compétences clés à approfondir ou à acquérir
Analyser et synthétiser les évènements d’un dossier dans un compte-rendu
Assurer des missions opérationnelles ou de support à l’activité du service
Connaissance des métiers de l’entreprise, de l’organisation, et des interlocuteurs des client et des prospects
Connaissance pratique des outils bureautiques et informatiques et de téléphonie de l’entreprise
Discrétion
Objectifs pédagogiques
Maîtriser les missions courantes de secrétariat
Savoir utiliser les logiciels bureautiques spécifiques
Maîtriser les outils de communication de secrétariat
Présenter la synthèse d’un document
Savoir s’informer sur l’activité, les métiers, l’organisation, l’éco-système et la culture d’entreprise
Agir avec discrétion professionnelle
Parcours certifiant/diplômant envisageable
CQP Secrétariat
Bac Pro Secrétariat
BTS Assistant de manager
Accessibilité au métier par évolution professionnelle, expérience ou parcours certifiant/diplômant.
Niveau 2 -
Acquisition d'un champ de compétence nouveau (technique ou managérial)
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Métier ciblé : 0106 - Chargé de réservation F/H
Compétences
Compétences clés à approfondir ou à acquérir
Rechercher, sélectionner et proposer aux chargé(e)s d’assistance les moyens de transport les mieux adaptés techniquement
Organiser les transports médicalisés en prenant compte les contraintes médicales éventuelles prescrites par le médecin régulateur
Assurer l’information des différents partenaires intervenant dans le transport (compagnies de transport, aéroports, …) sur les données
Connaissances des outils informatiques spécifiques à l’activité d’organisation de transport tels que Multicom client-serveur, Amadeus
Connaissances de spécificités du transport médicalisé
Objectifs pédagogiques
Apprendre les spécificités du transport médicalisés
Trouver une solution de transport médical adéquate
Organiser la prise en charge d’un transport médicalisé
Maîtriser la transmission de données aux partenaires du transport
Maîtriser les outils spécifiques d’organisation de transports
Parcours certifiant/diplômant envisageable
Certificat de Qualification Professionnelle Gestionnaire conseil du Service Médical
Certificat de Qualification Professionnelle Chargé d’assistance
Accessibilité au métier par évolution professionnelle, expérience ou parcours certifiant/diplômant.
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Métier ciblé : 0202 - Assistant de régulation médicale F/H
Compétences
Compétences clés à approfondir ou à acquérir
Identifier, analyser, prioriser, enregistrer, transmettre les demandes relevant d’une décision médicale
Constituer et transmettre les dossiers avec les informations administratives et médicales requises
Assurer des missions de traduction de bilans médicaux
Assurer dans son domaine de spécialité la conformité des dossiers administratifs aux règles et procédures internes
Connaissance du vocabulaire, des techniques de base et environnement du domaine d’assistance traité
Objectifs pédagogiques
Découvrir les spécificités de la régulation médicale
Savoir traiter les demandes de diagnostic médical
Savoir établir des dossiers médicaux conformes
Contrôler la conformité de dossiers médicaux
Maîtriser le vocabulaire médical courant en langue étrangère
Réaliser une traduction de bilan médical
Parcours certifiant/diplômant envisageable
FCIL Assistant de régulation médicale
Bac Techno série sciences et technologies de la santé et du social
Diplôme d’Etat d’aide soignant
Accessibilité au métier par évolution professionnelle, expérience ou parcours certifiant/diplômant.
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Métier ciblé : 0401 - Gestionnaire de dossiers d’assistance F/H
Compétences
Compétences clés à approfondir ou à acquérir
Procéder aux vérifications des justificatifs (factures, frais, …) et documents reçus
Connaissance des procédures, traitements, consignes en matières de gestion de contrats…
Sens du service client
Capacité d’analyse et de synthèse d’une situation
Capacité rédaction et formalisation
Objectifs pédagogiques
Maîtriser les règles de contrôle administratif et comptable
Maîtriser les règles de gestion de contrats
Satisfaire un client dans l’intérêt de l’entreprise
Traiter des objections en situation conflictuelle
Savoir analyser une situation et en faire la synthèse
Adapter ses écrits professionnels
Parcours certifiant/diplômant envisageable
Titre Professionnel Agent d’accueil et d’information
Certificat de Qualification Professionnelle Chargé d’assistance
Brevet professionnel Bureautique
Bac Pro Gestion Administration et Accueil
Mention Complémentaire Accueil-réception
BTS Tourisme
Accessibilité au métier par évolution professionnelle, expérience ou parcours certifiant/diplômant.
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Métier ciblé : 0402 - Gestionnaire des factures prestataires F/H
Compétences
Compétences clés à approfondir ou à acquérir
Vérifier et enregistrer les factures en assurant leur conformité avec les règles d’acceptation et les règles comptables
Détecter et analyser la cause d’anomalies dans les factures
Connaissance générale des natures d’assistance proposées par l’entreprise
Autonomie et rigueur dans l’organisation et la réalisation de son travail
Capacité rédaction et formalisation
Objectifs pédagogiques
Maîtriser les règles comptables d’enregistrements de factures
Connaître les fondamentaux du contrôle interne comptable
Savoir gérer un comptabilité prestataires efficace
Maîtriser les solutions de l’entreprise pour délivrer un service efficace
Apprendre à gagner en autonomie et rigueur dans son travail
Comprendre le langage qualité
Adapter ses écrits professionnels
Parcours certifiant/diplômant envisageable
Titre Professionnel Comptable assistant
Bac Pro comptabilité
Accessibilité au métier par évolution professionnelle, expérience ou parcours certifiant/diplômant.
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Métier ciblé : 0501 - Chargé d’administration prestataires F/H
Compétences
Compétences clés à approfondir ou à acquérir
Créer, mettre à jour et exploiter le tableau de bord et le fichier des prestataires agréés
Analyser et réguler, dans la limite de sa délégation, les incidents entre les prestataires et les clients/bénéficiaires et/ou le personnel
Évaluer la qualité des prestations servies par les prestataires
Produire ou participer à la production/mise à jour des dispositifs, supports et moyens pédagogiques
Connaissance du milieu professionnel des prestataires (matériels, vocabulaire technique, contraintes, culture, mode de fonctionnement)
Objectifs pédagogiques
Connaître l’éco-système des prestataires du secteur médical
Savoir piloter un tableau de bord de prestataires
Veiller à la satisfaction du client final dans un cadre de sous-traitance
Savoir développer une politique d’évaluation de prestataires
Savoir gérer une base de ressources pédagogiques
Maîtriser la production d’outils pédagogiques
Parcours certifiant/diplômant envisageable
Titre Professionnel Comptable assistant
Bac Pro comptabilité
Accessibilité au métier par évolution professionnelle, expérience ou parcours certifiant/diplômant.
Niveau 3 -
Acquisition de plusieurs champs de compétences nouveaux / domaines d'application et
périmètre de responsabilité
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Métier ciblé : 0102 - Chargé d’assistance F/H
Compétences
Compétences clés à approfondir ou à acquérir
Gérer la relation client/ bénéficiaires et/ou prestataires en utilisant les techniques d’accueil, d’écoute et de questionnement adaptées au canal de communication mobilisé
Organiser la réponse à la demande en optimisant coût et qualité
Sélectionner les options de réponse à une demande en fonction des garanties contractuelles et du contexte
Connaissance des techniques, procédures, réglementations, contrats et garanties, vocabulaire technique, contraintes de l’environnement liés aux domaines d’assistance
Sens du service client
Objectifs pédagogiques
Savoir traiter un appel entrant dans l’assistance
Répondre de façon adaptée au besoin des interlocuteurs
Structurer une offre client en optimisant qualité et coût
Fournir des solutions contractuelles adaptées à une situation
Maîtriser le cadre règlementaire, juridique et procédural du domaine de l’assistance
Satisfaire un client dans l’intérêt de l’entreprise
Traiter des objections en situation conflictuelle
Parcours certifiant/diplômant envisageable
Titre Professionnel Agent d’accueil et d’information
Certificat de Qualification Professionnelle Chargé d’assistance
Brevet professionnel Bureautique
Bac Pro Gestion Administration et Accueil
Mention Complémentaire Accueil-réception
BTS Tourisme
Modules formation
Exemple Certification :
Module 1 : Assurer une bonne relation avec les bénéficiaires tout au long de la procédure
Module 2 : Assurer la bonne circulation de l’information et de la communication
Module 3 : Valoriser l’image des métiers d’assistance auprès des bénéficiaires, clients partenaires et prestataires en s’appuyant sur la connaissance du secteur de l’Assistance
Module 4 : Organiser ses activités et mettre en oeuvre les outils et les procédures de gestion
Accessibilité au métier par évolution professionnelle, expérience ou parcours certifiant/diplômant.
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
Métier ciblé : 0304 - Formateur d’assistance F/H
Compétences
Compétences clés à approfondir ou à acquérir
Définir un objectif, un programme et un contenu pédagogique
Produire ou participer à la production/mise à jour des dispositifs, supports et moyens pédagogiques
Animer sans position hiérarchique un groupe de spécialistes
Connaissances des techniques, procédures, réglementations, contrats et garanties, vocabulaire technique, contraintes de l’environnement liés
Connaissances de procédures de traitement des appels et dossiers d’assistance
Objectifs pédagogiques
Savoir rédiger un programme de formation
Savoir gérer une base de ressources pédagogiques
Maîtriser la production d’outils pédagogiques
Ecouter pour mieux comprendre
Coordonner un groupe de spécialistes
Adopter le management situationnel
Faire vivre et circuler l’information
Maîtriser le cadre règlementaire, juridique et procédural du domaine de l’assistance
Savoir gérer un appel entrant dans l’assistance
Maîtriser les procédures de traitement de dossiers
Parcours certifiant/diplômant envisageable
CQP Formateur interne
Accessibilité au métier par évolution professionnelle, expérience ou parcours certifiant/diplômant.
Assistant administratif de plateaux F/HOpérations d'Assistance
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
0102 - Chargé d’assistance F/H
Compétences à acquérir
Gérer la relation client/ bénéficiaires et/ou prestataires en utilisant les techniques d’accueil, d’écoute et de questionnement adaptées au canal de communication mobilisé
Organiser la réponse à la demande en optimisant coût et qualité
Sélectionner les options de réponse à une demande en fonction des garanties contractuelles et du contexte
Connaissance des techniques, procédures, réglementations, contrats et garanties, vocabulaire technique, contraintes de l’environnement liés aux domaines d’assistance
Sens du service client
Objectifs pédagogiques
Savoir traiter un appel entrant dans l’assistance
Répondre de façon adaptée au besoin des interlocuteurs
Structurer une offre client en optimisant qualité et coût
Fournir des solutions contractuelles adaptées à une situation
Maîtriser le cadre règlementaire, juridique et procédural du domaine de l’assistance
Satisfaire un client dans l’intérêt de l’entreprise
Traiter des objections en situation conflictuelle
Certifications
Titre Professionnel Agent d’accueil et d’information
Certificat de Qualification Professionnelle Chargé d’assistance
Brevet professionnel Bureautique
Bac Pro Gestion Administration et Accueil
Mention Complémentaire Accueil-réception
BTS Tourisme
Modules formation
Exemple Certification :
Module 1 : Assurer une bonne relation avec les bénéficiaires tout au long de la procédure
Module 2 : Assurer la bonne circulation de l’information et de la communication
Module 3 : Valoriser l’image des métiers d’assistance auprès des bénéficiaires, clients partenaires et prestataires en s’appuyant sur la connaissance du secteur de l’Assistance
Module 4 : Organiser ses activités et mettre en oeuvre les outils et les procédures de gestion
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
0101 - Chargé d’accueil d’assistance F/H
Compétences à acquérir
Gérer la relation client/ bénéficiaires et/ou prestataires en utilisant les techniques d’accueil, d’écoute et de questionnement adaptées au canal de communication mobilisé
Synthétiser, enregistrer et transmettre un premier niveau d’information aux bénéficiaires, clients et prestataires
Connaissance générale des natures d’assistance proposées par l’entreprise
Sens du service client
Capacité à hiérarchiser les priorités
Objectifs pédagogiques
Maîtriser les solutions de l’entreprise pour délivrer un service efficace
Savoir traiter un appel entrant dans l’assistance
Répondre de façon adaptée au besoin des interlocuteurs
Transmettre avec efficacité un premier niveau d’information
Satisfaire un client dans l’intérêt de l’entreprise
Traiter des objections en situation conflictuelle
Hiérarchiser les priorités dans le domaine de l’assistance
Certifications
Titre Professionnel Agent d’accueil et d’information
Certificat de Qualification Professionnelle Chargé d’assistance
Brevet professionnel Bureautique
Bac Pro Gestion Administration et Accueil
Mention Complémentaire Accueil-réception
BTS Tourisme
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
0106 - Chargé de réservation F/H
Compétences à acquérir
Rechercher, sélectionner et proposer aux chargé(e)s d’assistance les moyens de transport les mieux adaptés techniquement
Organiser les transports médicalisés en prenant compte les contraintes médicales éventuelles prescrites par le médecin régulateur
Assurer l’information des différents partenaires intervenant dans le transport (compagnies de transport, aéroports, …) sur les données
Connaissances des outils informatiques spécifiques à l’activité d’organisation de transport tels que Multicom client-serveur, Amadeus
Connaissances de spécificités du transport médicalisé
Objectifs pédagogiques
Apprendre les spécificités du transport médicalisés
Trouver une solution de transport médical adéquate
Organiser la prise en charge d’un transport médicalisé
Maîtriser la transmission de données aux partenaires du transport
Maîtriser les outils spécifiques d’organisation de transports
Certifications
Certificat de Qualification Professionnelle Gestionnaire conseil du Service Médical
Certificat de Qualification Professionnelle Chargé d’assistance
Activités médicales
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
0202 - Assistant de régulation médicale F/H
Compétences à acquérir
Identifier, analyser, prioriser, enregistrer, transmettre les demandes relevant d’une décision médicale
Constituer et transmettre les dossiers avec les informations administratives et médicales requises
Assurer des missions de traduction de bilans médicaux
Assurer dans son domaine de spécialité la conformité des dossiers administratifs aux règles et procédures internes
Connaissance du vocabulaire, des techniques de base et environnement du domaine d’assistance traité
Objectifs pédagogiques
Découvrir les spécificités de la régulation médicale
Savoir traiter les demandes de diagnostic médical
Savoir établir des dossiers médicaux conformes
Contrôler la conformité de dossiers médicaux
Maîtriser le vocabulaire médical courant en langue étrangère
Réaliser une traduction de bilan médical
Certifications
FCIL Assistant de régulation médicale
Bac Techno série sciences et technologies de la santé et du social
Diplôme d’Etat d’aide soignant
Support et organisation d'Assistance
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
0304 - Formateur d’assistance F/H
Compétences à acquérir
Définir un objectif, un programme et un contenu pédagogique
Produire ou participer à la production/mise à jour des dispositifs, supports et moyens pédagogiques
Animer sans position hiérarchique un groupe de spécialistes
Connaissances des techniques, procédures, réglementations, contrats et garanties, vocabulaire technique, contraintes de l’environnement liés
Connaissances de procédures de traitement des appels et dossiers d’assistance
Objectifs pédagogiques
Savoir rédiger un programme de formation
Savoir gérer une base de ressources pédagogiques
Maîtriser la production d’outils pédagogiques
Ecouter pour mieux comprendre
Coordonner un groupe de spécialistes
Adopter le management situationnel
Faire vivre et circuler l’information
Maîtriser le cadre règlementaire, juridique et procédural du domaine de l’assistance
Savoir gérer un appel entrant dans l’assistance
Maîtriser les procédures de traitement de dossiers
Certifications
CQP Formateur interne
Gestion d'Assistance
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
0401 - Gestionnaire de dossiers d’assistance F/H
Compétences à acquérir
Procéder aux vérifications des justificatifs (factures, frais, …) et documents reçus
Connaissance des procédures, traitements, consignes en matières de gestion de contrats…
Sens du service client
Capacité d’analyse et de synthèse d’une situation
Capacité rédaction et formalisation
Objectifs pédagogiques
Maîtriser les règles de contrôle administratif et comptable
Maîtriser les règles de gestion de contrats
Satisfaire un client dans l’intérêt de l’entreprise
Traiter des objections en situation conflictuelle
Savoir analyser une situation et en faire la synthèse
Adapter ses écrits professionnels
Certifications
Titre Professionnel Agent d’accueil et d’information
Certificat de Qualification Professionnelle Chargé d’assistance
Brevet professionnel Bureautique
Bac Pro Gestion Administration et Accueil
Mention Complémentaire Accueil-réception
BTS Tourisme
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
0402 - Gestionnaire des factures prestataires F/H
Compétences à acquérir
Vérifier et enregistrer les factures en assurant leur conformité avec les règles d’acceptation et les règles comptables
Détecter et analyser la cause d’anomalies dans les factures
Connaissance générale des natures d’assistance proposées par l’entreprise
Autonomie et rigueur dans l’organisation et la réalisation de son travail
Capacité rédaction et formalisation
Objectifs pédagogiques
Maîtriser les règles comptables d’enregistrements de factures
Connaître les fondamentaux du contrôle interne comptable
Savoir gérer un comptabilité prestataires efficace
Maîtriser les solutions de l’entreprise pour délivrer un service efficace
Apprendre à gagner en autonomie et rigueur dans son travail
Comprendre le langage qualité
Adapter ses écrits professionnels
Certifications
Titre Professionnel Comptable assistant
Bac Pro comptabilité
Réseau de prestataires
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
0501 - Chargé d’administration prestataires F/H
Compétences à acquérir
Créer, mettre à jour et exploiter le tableau de bord et le fichier des prestataires agréés
Analyser et réguler, dans la limite de sa délégation, les incidents entre les prestataires et les clients/bénéficiaires et/ou le personnel
Évaluer la qualité des prestations servies par les prestataires
Produire ou participer à la production/mise à jour des dispositifs, supports et moyens pédagogiques
Connaissance du milieu professionnel des prestataires (matériels, vocabulaire technique, contraintes, culture, mode de fonctionnement)
Objectifs pédagogiques
Connaître l’éco-système des prestataires du secteur médical
Savoir piloter un tableau de bord de prestataires
Veiller à la satisfaction du client final dans un cadre de sous-traitance
Savoir développer une politique d’évaluation de prestataires
Savoir gérer une base de ressources pédagogiques
Maîtriser la production d’outils pédagogiques
Certifications
Titre Professionnel Comptable assistant
Bac Pro comptabilité
Autres métiers Support ou transverses
0105 - Assistant administratif de plateaux F/H
0901 - Secrétaire / assistant / F/H
Compétences à acquérir
Analyser et synthétiser les évènements d’un dossier dans un compte-rendu
Assurer des missions opérationnelles ou de support à l’activité du service
Connaissance des métiers de l’entreprise, de l’organisation, et des interlocuteurs des client et des prospects
Connaissance pratique des outils bureautiques et informatiques et de téléphonie de l’entreprise
Discrétion
Objectifs pédagogiques
Maîtriser les missions courantes de secrétariat
Savoir utiliser les logiciels bureautiques spécifiques
Maîtriser les outils de communication de secrétariat
Présenter la synthèse d’un document
Savoir s’informer sur l’activité, les métiers, l’organisation, l’éco-système et la culture d’entreprise
Agir avec discrétion professionnelle
Certifications
CQP Secrétariat
Bac Pro Secrétariat
BTS Assistant de manager
Parcours de la passerelle